Administrator nieruchomości w Warszawie bardzo często na niektórych osiedlach pełni także funkcję zarządcy danej nieruchomości. Warto jednak mieć świadomość tego, że zarządca a administrator to dwa nieco odmienne stanowiska. Każda wspólnota mieszkaniowa zgodnie z polską literą prawa ma obowiązek jak najszybciej w demokratycznych wyborach wyłonić swój zarząd. Każdy z nowo wyłonionych członków nowo powstałego zarządu będzie miał zarówno swoje prawa jak i obowiązki.
Jednak na szczęście polskie przepisy prawne zostały tak opracowane, że nie wszystkie obowiązki członkowie zarządu wykonywać muszą samodzielnie. Po załatwieniu odpowiednich procedur zarząd może przerzucić za odpowiednią opłatą swoje obowiązki na osobę trzecią. Może być to zarówno osoba fizyczna jak i wyspecjalizowana w danej dziedzinie firma, która zajmie się kompleksowo obsługą nieruchomości i zrobi wszystko to, czego zarząd zrobić nie będzie w stanie. Zdarza się, że wielu właścicieli nieruchomości narzeka, że zarządca i zajmuje się jedynie administrowaniem i nic specjalnego w niej nie robi, dlatego traktują te posadą jak zbędny dla nich koszt.